Digitalizace je snaha zautomatizovat a zdigitalizovat procesy, které byly až dosud zpracovávány ručně za účasti školených pracovníků. Jedná se ve velké míře o úlohy, které lze bez problémů provádět za pomocí výpočetní techniky bez účasti člověka a uvolnit tak prostory i potřebnou pracovní sílu pro jiné účely. Je proto logické, že se digitalizace stává základním prvkem moderního skladového hospodářství.

 

Co je skladová dokumentace?

Skladová dokumentace je souhrn všech dokumentů souvisejících se skladovými operacemi, které jsou nezbytné pro správné fungování daného zařízení. Tyto dokumenty umožňují řízení toku zboží, kontrolu skladových zásob a analýzu provozní efektivity. Skladovou dokumentací se rozumí zejména:

Doklady o příjmu zboží

Do této kategorie patří příjemky, které obsahují informace o zboží přijatém na sklad. Tyto materiály obsahují mimo jiné množství, popis zboží a datum jeho převzetí. Dalším příkladem jsou nákupní faktury, potvrzující nákup zboží. Obsahují podrobné informace o dodavateli, platebních podmínkách a specifikaci nakupovaných produktů.

Doklady o výdeji zboží

Mezi typické příklady skladových dokladů patří také nákladní listy, které jsou nezbytné pro přepravu zboží ze skladu k zákazníkovi. Obsahují informace o příjemci, množství a druhu vydávaného zboží. Do této kategorie mohou patřit i externí výdejové doklady, které evidují zboží expedované ze skladu – udávají množství, druh zboží a místo určení.

Inventarizační doklady

Při inventarizaci jsou vytvářeny fyzické inventury, tedy výsledek fyzického počítání zboží na skladě . Inventury porovnávají skutečné stavy skladových zásob s evidencí v systému. Výsledkem inventarizace jsou inventarizační protokoly obsahující výsledky sčítání a případné rozdíly mezi skutečným a evidovaným stavem.

Reporty a analýzy

Skladovými dokumenty rozumíme i měsíční reporty, tedy souhrny dat o skladových operacích za daný měsíc, které pomáhají analyzovat efektivitu skladu a identifikovat oblasti pro zlepšení. Tyto analýzy jsou užitečné pro zvyšování výkonu operací, protože obsahují podrobné posouzení faktorů souvisejících se skladovými operacemi, jako je doba vyřízení objednávky, obrat zásob nebo úroveň spokojenosti zákazníků.

 

Proč je správná skladová dokumentace tak důležitá?

Správně vedená skladová dokumentace zajišťuje přesnost a konzistentnost skladových operací – pomáhá udržovat evidenci zboží přijímaného a expedovaného ze skladu, což je nezbytné pro správné řízení zásob. Stejně tak usnadňuje kontrolu zásob, umožňuje rychlou a snadnou kontrolu aktuálních stavů zásob a identifikaci případných nedostatků nebo přebytků.

Skladové dokumenty mohou sloužit i jako podklady pro rozhodovací a optimalizační procesy. Dokumentace také umožňuje zvýšení provozní efektivity – organizovaná a kompletní databáze umožňuje efektivní řízení skladových operací, což se promítá do zvýšené efektivity celého skladu.

 

Digitalizace ve firmě aneb proč se vyplatí přejít na digitální model

Digitalizace ve firmě, tedy proces převodu papírových dokumentů do elektronické podoby a uložených v cloudu, přináší řadu výhod.

Prvním je úspora času a peněz – automatizace procesů zkracuje čas potřebný ke správě skladové dokumentace a zaměstnanci již nemusí prohledávat hromady papírů, aby našli dokument, který potřebují. Dalším důležitým argumentem je zvýšení provozní efektivity . Dokumenty lze sdílet a prohlížet v reálném čase, což eliminuje potřebu fyzického cestování.

Nelze také ignorovat bezpečnostní aspekty a snížení rizika ztráty dat – dokumenty uložené v cloudu jsou méně náchylné ke zničení nebo ztrátě. Zálohování dat lze provádět automaticky, čímž se předchází neočekávané ztrátě dat. Výhodou je i snadnější přístup k dokumentům, stačí mít pouze odpovídající techniku.

 

Jak přenést skladovou dokumentaci do cloudu?

Proces přenosu skladové dokumentace do cloudu lze rozdělit do několika kroků:

1. Vyhodnocení a příprava dokumentace

Prvním krokem je revize a kategorizace stávajících dokumentů, tedy posouzení, které dokumenty jsou klíčové a měly by být uchovány a digitalizovány.

2. Výběr správné cloudové platformy

Jedním z nejdůležitějších aspektů digitalizace je výběr poskytovatele cloudových služeb, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší společnosti. Měli byste věnovat pozornost aspektům, jako je bezpečnost dat, integrace se stávajícími systémy, uživatelská náročnost a finanční náklady.

3. Migrace dat do cloudu

Dalším krokem je proces přenosu dokumentů do cloudu při zachování příslušných bezpečnostních standardů. Pro minimalizaci rizika ztráty dat a zajištění kontinuity operací se vyplatí tento proces provádět postupně a kontrolovat přesnost přenášených informací.

4. Školení zaměstnanců

Základem úspěšné digitalizace ve firmě je odborné zaškolení zaměstnanců pro používání nového systému. Jeho cílem by mělo být zejména seznámení personálu s výhodami implementace nového systému a zásadami jeho používání.

5. Monitorování a optimalizace procesů

Chcete-li plně využít potenciál digitalizace ve vaší společnosti, měli byste pamatovat na neustálé sledování systému a jeho vylepšování. Pravidelné kontroly a optimalizace mohou výrazně zlepšit efektivitu práce.

 

Nejdůležitější aspekty digitalizace

Aby bylo možné posoudit, zda se investice do digitalizace vyplatí, je třeba provést důkladnou analýzu návratnosti nákladů, protože její zavádění je spojeno s mnoha faktory.
Prvním z nich jsou značné počáteční investice do hardwaru a softwaru. Jsou to však jednorázové náklady, které časem přinesou úspory.
Dalším faktorem je bezpečnost dat. Proto je třeba vybrat si poskytovatele, který nabízí vysoké bezpečnostní standardy, jako je šifrování dat a pravidelné bezpečnostní audity.

 

Digitalizaci skladové dokumentace se vyplatí

Úspora času a financí, zvýšení efektivity provozu, přesnější správa dat i skladových operací – to je jen několik jedna z mnoha výhod.

Investice do digitalizace dokumentů jde ruku v ruce s nutností modernizace vybavení skladu. Vysoce kvalitní skladové systémy a regály nabízené společností Nedcon Sales mohou výrazně zlepšit efektivitu a bezpečnost skladových operací. Díky spolehlivým a moderním regálovým řešením může sklad lépe splňovat požadavky související s digitální transformací.