Skladové zásoby představují celkový objem zboží dostupného ve skladu v daném okamžiku – a navzdory intuici jejich vysoká úroveň neznamená vždy lepší obsluhu. Příliš velké zásoby vážou hotovost a zabírají prostor (nadbytečné skladové zásoby), příliš malé zase hrozí nedostatkem zboží a ztrátou objednávek. Umění spočívá v optimální skladové zásobě: takové, která pokryje poptávku v době realizace dodávky – ne větší. V tomto průvodci ukážeme, jak ji určit pomocí ukazatelů (obrat, krytí zásob), jak provádět kontrolu skladových zásob a sledování úrovně zboží ve skladu v systému WMS a jak obrat produktů a analýza ABC/XYZ podporují řízení skladových zásob. Dobře vedená skladová ekonomika snižuje náklady na udržování zásob bez rizika prostojů.

Co může ovlivnit stav zásob ve vaší firmě?

Při zvažování optimalizace skladových zásob je dobré mít na paměti, jak citlivé mohou být dodavatelské řetězce. Po pandemii COVID-19 se mnohé z nich potýkaly s narušením výroby a zásobování – dobrým příkladem jsou stavební materiály a elektronické součástky. Když v letech 2020–2021 došlo mimo jiné k nedostatku grafických karet, jejich ceny dosahovaly 200–300 % hodnoty doporučené výrobcem a firmy, které je měly na skladě, získaly výraznou výhodu.

Nelze také zapomínat na nepředvídatelné události, které ovlivňují skladové zásoby – jako například zablokování Suezského průplavu kontejnerovou lodí „Ever Given“ patřící společnosti Evergreen, které na několik dní zastavilo 12 % světového obchodu. K takovým incidentům dochází sice zřídka, jejich dopady však připomínají, jak důležité je efektivní řízení skladových zásob. Na co je tedy třeba při kontrole skladových zásob dbát?

Analýza obratu

Analýza obratu je klíčový nástroj, který umožňuje identifikovat produkty s nejvyšší poptávkou. Díky tomu je možné přizpůsobit skladovou strategii tak, aby byla zajištěna dostupnost nejdůležitějšího zboží v odpovídajícím množství.

Při analýze obliby daného produktu u zákazníků se vyplatí prostudovat informace získané v rámci inventury. Pro malé firmy, které nepoužívají sofistikované skladové systémy, může být užitečná jednoduchá tabulka pro evidenci skladových zásob. Ukládání dat do tabulek, například v programu Excel, může podpořit rozhodovací proces a usnadnit správu skladových zásob i bez nákladných systémů.

Optimální množství daného zboží

Aby byla zachována rovnováha mezi poptávkou a dostupností zboží, měly by se firmy snažit vyhnout jak nedostatku, tak i nadměrným skladovým zásobám. Nedostatek zboží ztěžuje včasné vyřizování objednávek, což může negativně ovlivnit image firmy a odradit zákazníky, kteří mohou začít hledat alternativy u konkurence.

Naopak nadměrné zásoby znamenají zbytečné vázání finančních prostředků. Přebytek zásob může také vést k prošlé době doporučené spotřeby výrobků, zejména u sezónního zboží nebo potravin. Správná kontrola skladových zásob umožňuje udržovat zásoby na optimální úrovni, což omezuje riziko ztrát a zlepšuje finanční likviditu firmy.

Také dlouhodobé skladování položek s nízkou obrátkou má negativní dopad na skladové zásoby. Analýza obratu – v Excelu a ve větším měřítku v systému WMS – ukazuje skutečnou hodnotu jednotlivých produktů: pokud náklady na jejich skladování převyšují potenciální zisky, je vhodné zvážit strategii optimalizace skladu. Odstranění zboží, které generuje ztráty, uvolňuje prostor pro ziskovější produkty a zlepšuje efektivitu řízení skladových zásob.

Jak stanovit optimální stav zásob? Ukazatele a metody

Optimální stav zásob neznamená „co nejvíce“, ale tolik, kolik pokryje poptávku v době realizace dodávky plus rozumná bezpečnostní rezerva. Místo hádání založte své rozhodnutí na několika jednoduchých ukazatelích – vypočítáte je z údajů, které již máte v systému nebo v tabulce.

Ukazatele, které vám řeknou, jestli máte příliš mnoho, nebo příliš málo

Analýza ABC/XYZ – ne ke každému zboží přistupujte stejně

Analýza ABC rozděluje sortiment podle podílu na obratu: skupina A představuje několik málo položek, které generují většinu obratu (ty sledujete nejpečlivěji), skupina C představuje „ocas“ s marginálním podílem. Analýza XYZ přidává druhé kritérium – pravidelnost poptávky: X označuje stabilní a předvídatelnou poptávku, Z – nepravidelnou. Kombinace obou kritérií naznačuje, kde udržovat nízké, přesně vypočítané zásoby a kde je zapotřebí větší bezpečnostní zásoba.

Náklady na udržování zásob versus náklady na nedostatek

Každé rozhodnutí o výši zásob představuje kompromis mezi dvěma druhy nákladů. Náklady na udržování zásob zahrnují vázaný kapitál, skladovou plochu a regály, obsluhu, pojištění a riziko prošlých a poškozených zásob. Na druhé straně stojí náklady spojené s nedostatkem: ušlý prodej, dražší expresní dodávky a ztráta důvěry zákazníků. Optimální stav je bod, ve kterém je součet obou nákladů nejnižší – proto se u drahého zboží s rychlým obratem vyplatí menší, častěji doplňovaná zásoba, zatímco u levného, ale kritického zboží je výhodnější větší zásobní polštář.

Když se nadbytečné zásoby stávají problémem s prostorem a regály

Nadbytečné zásoby nejprve vyčerpávají hotovost a poté zabírají místo. Jakmile ucpané uličky a naskládané palety začnou zpomalovat kompletaci objednávek a ztěžovat přístup ke zboží, problém se přesouvá na infrastrukturu. Než si pronajmete další halu, zkontrolujte, kolik prostoru získáte díky lepšímu využití výšky a výběru výškových regálů – často je to levnější řešení než rozšíření skladu.

Evidence a kontrola skladových zásob: systém WMS namísto Excelu

Nejmenší firmy vedou sklad v Excelu – je to levný a flexibilní nástroj pro začátek. S rostoucím počtem položek a operací však tabulka přestává stačit: údaje mezi inventurami zastarávají, při ručním zadávání snadno dochází k chybám a průběžná kontrola skladových zásob se stává iluzorní. Skutečnou kontrolu pak zajišťuje až systém WMS, který aktualizuje stav po každém příjmu, výdeji a přesunu.

Dobrý systém WMS průběžně zobrazuje obraty a rotaci zásob, upozorňuje na neprodané zboží a proměňuje analýzu skladových zásob z ruční práce v automatický report. Díky tomu firma rychleji odhalí riziko nadměrných zásob i nedostatků, plánuje objednávky na základě dat, nikoli intuice, a reálně snižuje náklady na udržování zásob. Excel má smysl pouze v případě velmi malého sortimentu s pomalou obrátkou.

Vsaďte na spolupráci se společností Nedcon Sales

Ať už plánujete výstavbu moderního skladového prostoru, kde budou skladové zásoby řízeny pomocí specializovaného softwaru, nebo provozujete firmu s omezeným sortimentem, kde lze kontrolu skladových zásob provádět jednoduchým způsobem – obraťte se na odborníky společnosti Nedcon Sales. Pomůžeme vám vybrat nejlepší řešení přizpůsobená vašim potřebám, což se promítne do dlouhodobých úspor času a zdrojů.

Naši odborníci poskytují podporu při výběru vhodných skladových systémů, optimalizaci skladových prostor a technické poradenství, což zaručuje plynulý provoz a efektivitu při správě skladových zásob. Nedcon Sales – vaše komplexní podpora při výstavbě a optimalizaci skladu.

Kontaktujte nás!